CasaManager — im Artikel empfohlen. Für dich ohne Mehrkosten.
Zum Anbieter → Anzeige *Ein Makler, der 15 aktive Objekte betreut, jongliert gleichzeitig ~50–80 Interessenten, Dutzende Besichtigungstermine und mehrere laufende Kaufverhandlungen. Wer das mit Tabellenkalkulation und E-Mail-Postfach versucht, verliert garantiert Interessenten — und damit Provision.
Das Problem: Viele Makler greifen zu generischen CRM-Lösungen wie HubSpot oder Salesforce, die für Immobilien umgerüstet werden müssen. Das kostet Zeit und produziert immer Workarounds.
Was ein Makler-CRM können muss (und was nicht)
Muss-Features für Immobilienmakler:
- Objektverwaltung (Adresse, Fläche, Preis, Fotos, Dokumente)
- Interessenten mit Suchprofilen (Budget, Lage, Größe)
- Matching: Welche Interessenten passen zu welchem Objekt?
- Besichtigungstermine direkt am Objekt
- Kommunikationshistorie pro Interessent
Nice-to-have:
- Portalsyndizierung (ImmoScout, Immowelt)
- Provisionsverfolgung
- Auftragsmanagement (Allein-/einfacher Auftrag)
Nicht nötig (verschwendetes Geld):
- KI-Prognosen für Verkaufswahrscheinlichkeiten
- Komplexe E-Mail-Marketing-Funnels
- 50-Felder-Kontaktformulare
Die 4 wichtigsten Systeme im Vergleich
CasaManager — Für Makler gebaut, nicht umgebaut
CasaManager ist ein deutsches CRM, das speziell für Immobilienmakler entwickelt wurde. Das merkt man sofort: Die Sprache ist richtig (Objekte, Aufträge, Provisionen — nicht Deals und Leads), die Felder sind passend vorbefüllt, und das Matching funktioniert ohne manuelles Tagging.
Stärken:
- Interessenten-Matching automatisch nach Suchprofil
- Portalsyndizierung zu ImmoScout24, Immowelt, Immonet
- DSGVO-konform, Hosting in Deutschland
- Provisionsbuchhaltung integriert
Schwächen: Preis auf Anfrage, keine API, weniger international bekannt
Geeignet für: Aktive Makler mit 5+ Objekten, die eine fertige Lösung wollen.
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SmartLandlord — Richtig für Vermieter, Grenzen für Makler
SmartLandlord ist hervorragend für Vermieter, die ihre Bestandsobjekte verwalten. Es bildet deutsches Mietrecht, Nebenkostenabrechnung und Mieterportal ab.
Für akquirierende Makler fehlen jedoch die Kernfeatures: kein Suchprofil-Matching, keine Portalsyndizierung, kein Auftragsmanagement im Maklersinne.
Geeignet für: Vermieter und Hausverwaltungen, nicht für Makler mit Verkaufs-/Vermietungsfokus.
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Pipedrive — Gut, aber Immobilien braucht Anpassung
Pipedrive ist ein exzellentes generisches CRM mit klarer Pipeline-Ansicht. Viele Makler nutzen es erfolgreich — aber der Weg dahin kostet 2–4 Stunden Einrichtungsarbeit:
- Eigene Felder für Objekte, Fläche, Lage anlegen
- Pipeline-Stufen auf Maklerprozesse anpassen
- Kein natives Matching — über Tags und Filter halbwegs nachgebaut
Preis: ab 15 €/Nutzer/Monat (günstigster Plan).
Geeignet für: Technikaffine Makler, die Flexibilität über fertige Lösung stellen, und Teams, die bereits Pipedrive aus anderen Bereichen kennen.
HubSpot Free — Für den Einstieg, nicht für den Betrieb
HubSpot Free bietet ein brauchbares CRM ohne Kosten. Für 1–2 Objekte/Monat reicht es. Ab ~10 aktiven Objekten stoßen die Beschränkungen (keine benutzerdefinierten Berichte, kein E-Mail-Scheduling, Branding nicht entfernbar) schnell an ihre Grenzen.
Geeignet für: Einsteiger, die null Budget haben und zunächst testen wollen.
Entscheidungsmatrix
| Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Makler, 5+ Objekte, will fertige Lösung | CasaManager |
| Vermieter, Nebenkostenabrechnung, DACH | SmartLandlord |
| Team mit bestehender Pipedrive-Erfahrung | Pipedrive anpassen |
| Null Budget, 1–3 Objekte | HubSpot Free |
| Technisch versiert, API-Anbindungen nötig | Pipedrive |
Was kostet das CRM-Chaos, wenn kein System da ist?
Ein verlorener Interessent, weil die Anfrage im E-Mail-Postfach unterging: ~1 Monat verlorener Vermarktungszeit + mögliche Provision von 2–4% des Kaufpreises. Bei einem 400.000-€-Objekt: ~8.000–16.000 € Provision, von denen ein verpasster Interessent einen Teil gekostet hat.
Gegen diesen Hintergrund sind 30 €/Monat für ein solides CRM die günstigste Versicherung, die ein Makler abschließen kann.
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